Основним завданням відділу є встановлення єдиного порядку документування та роботи з документами у виконавчих органах міської ради на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
Відділ відповідно до свого основного завдання:
- забезпечує ведення системи діловодства у міськвиконкомі, методичне керівництво роботою з документами у виконавчих органах міської ради;
- забезпечує організаційно-технічне обслуговування виконавчих органів міської ради;
- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ, рекомендації щодо покращення організації цієї роботи в управліннях, відділах, службі міської ради;
- організує за дорученням керівництва підготовку проектів розпоряджень про нагородження, вітальні адреси та інші документи, забезпечує оформлення та відправлення їх;
- організує ізабезпечує разом з іншими виконавчими органами міської ради організаційно-технічне обслуговування засідань міської ради, міськвиконкому, нарад та заходів, що проводяться міським головою;
- забезпечує організаційно-технічне обслуговування прийому громадян керівництвом міської ради;
- організує друкарське виготовлення документів;
- здійснює контроль за рішеннями міськвиконкому, розпорядженнями міського голови, проходженням та вивченням службових документів, вживає заходів щодо скорочення термінів та проходження, узагальнює та аналізує дані про хід та результати цієї роботи;
- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук та доставку документів;
- аналізує та узагальнює стан роботи з документами у виконавчих органах міської ради;
- відповідно до плану роботи відділу або за дорученням керівництва вивчає стан організації роботи з документами у виконавчихорганах міської ради, надає з цих питань необхідну методичну та практичну допомогу, за результатами підготовки аналітичних матеріалів та справки для інформування міського голови;
- готує узагальнені пропозиції до щоквартального плану роботи міськвиконкому;
|- забезпечує дотримання єдиного порядку відбору, схоронності, якості обробки та використання документів, що видаються під час діяльності виконавчих органів міської ради;
- удосконалює форми та методи роботи з документами з урахуванням використання техніки та персональних комп'ютерів;
- організує заходи щодо підвищення кваліфікації працівників виконавчих органів міської ради з питань організації діловодства;
- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи у виконавчих органах міської ради;
- завіряє печаткою документи в випадках, передбачених нормативно-правовими актами з діловодства;
-проводити попередню експертизу цінності документів, складає та подає їх описи та акти на розгляд експертної комісії, готує матеріали про визначення документів до знищення, які не мають наукової, історичної цінності та не передаються на державне зберігання;
- бере участь у розробці та виданні довідників та інших посібників, необхідних для роботи виконавчого комітету міської ради;
- забезпечує утримання та належну експлуатацію будинку та приміщень виконавчого комітету міської ради, а також їх охорону та пожежну безпеку;
- подає пропозиції щодо придбання обладнання для служебних поміщень виконавчого комітету міської ради, канцелярського приладдя, держптоварів, автозапчастин та інших засобів;
- забезпечує правильне використання та збереження матеріальних цінностей у приміщеннях виконавчих органів міської ради;
- організовує роботу технічного персоналу, автотранспорту, що обслуговуєміську раду, її виконавчі органи;
- забезпечує утримання в належному санітарному стані приміщень міської ради та територію подвір'я.