Основним завданням відділу є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами у виконавчих органах міської ради на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології в роботі з документами та скорочення кількості документів.
Відділ відповідно до свого основного завдання:
- забезпечує ведення системи діловодства в міськвиконкомі, методичне керівництво роботою з документами у виконавчих органах міської ради;
- забезпечує організаційно-технічне обслуговування виконавчих органів міської ради;
- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ, рекомен-дації щодо поліпшення організації цієї роботи в управліннях, відділах, службі міської ради;
- організує за дорученням керівництва підготовку проектів розпоряджень про нагородження, вітальні адреси та інших документів, забезпечує оформлення і відправлення їх;
- організує і забезпечує разом з іншими виконавчими органами міської ради організаційно-технічне обслуговування засідань міської ради, міськвиконкому, нарад та заходів, які проводяться міським головою;
- забезпечує організаційно-технічне обслуговування прийому громадян керівництвом міської ради;
- організує друкарське виготовлення документів;
- здійснює контроль за рішеннями міськвиконкому, розпорядженнями міського голови, проходженням і вивченням службових документів, вживає заходів до скорочення термінів та проходження, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук та доставку документів;
- аналізує та узагальнює стан роботи з документами у виконавчих органах міської ради;
- відповідно до плану роботи відділу або за дорученням керівництва вивчає стан організації роботи з документами у виконавчих органах міської ради, надає з цих питань необхідну методичну та практичну допомогу, за результатами готує аналітичні матеріали та довідки для інформування міського голови;
- готує узагальнені пропозиції до щоквартального плану роботи міськвиконкому;
|- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, схоронності, якості оброблення та використання документів, що видаються під час діяльності виконавчих органів міської ради;
- удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання техніки і персональних комп"ютерів;
- організує заходи по підвищенню кваліфікації працівників виконавчих органів міської ради з питань організації діловодства;
- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи докумен-тації, інші нормативи у виконавчих органах міської ради;
- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених нормативно-правовими актами з діловодства;
- проводить попередню експертизу цінності документів, складає і подає їх описи та акти на розгляд експертної комісії, готує матеріали про визначення документів до знищення, які не мають наукової, історичної цінності і не передаються на державне зберігання;
- бере участь у розробці і виданні довідників та інших посібників, необхідних для роботи виконавчого комітету міської ради;
- забезпечує утримання і належну експлуатацію будинку та приміщень виконавчого комітету міської ради, а також їх охорону і пожежну безпеку;
- подає пропозиції щодо придбання обладнання для службових приміщень виконавчого комітету міської ради, канцелярського приладдя, госптоварів, автозапчастин та інших засобів;
- забезпечує правильне використання і збереження матеріальних цінностей у приміщеннях виконавчих органів міської ради;
- організовує роботу технічного персоналу, автотранспорту, що обслуговує міську раду, її виконавчі органи;
- забезпечує утримання в належному санітарному стані приміщень міської ради та територію подвір'я.